Office-Verpflegung
neu gedacht

Automatisiert statt improvisiert: Getränke, Snacks, Obst, Kaffee und alles, was Ihr Team braucht – zentral bestellt, planbar geliefert und sauber abgerechnet.

✓ Wunschtermin-Lieferung
✓ Monatsrechnung
✓ Wiederkehrende Bestellungen

Für moderne Teams & Unternehmen

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Das tägliche Problem

Büroverpflegung ohne das tägliche Chaos

Getränke, frisches Obst, Kaffee oder Snacks gehören heute zur Grundausstattung moderner Arbeitsplätze. Die Organisation stellt Unternehmen jedoch oftmals vor Herausforderungen:

💸
Budgetfrust
Unklare Budgets führen zu Mehraufwand
🧾
Beleg-Chaos
Verlorene oder verspätet eingereichte Rechnungen
📦
Lagerkapazitäten
Zu hohe Bestellmengen beim Großhandel
🛍️
Spontane Einkäufe
Komplizierte Logistik und spontane Supermarktbesuche durch Mitarbeiter*innen

Wir schaffen Abhilfe!

Mit uns wird die Office-Verpflegung zu einem planbaren Prozess, statt einer wiederkehrenden Improvisation. Wir bieten mit dem NINJAS Market eine zentrale und digitale Lösung für Lebensmittelbestellungen:

Getränke, Snacks, Obst, Milch, Kaffee — alles an einem Ort in den nötigen Mengen
Direkte Lieferung zum Wunschtermin
Wiederkehrende Bestellungen automatisierbar und jederzeit anpassbar
Eine Monatsrechnung statt vieler Einzelbelege

Effizienz, die sich rechnet

Jede Besorgung kostet Arbeitszeit – und damit Geld.

Im Arbeitsalltag sind es oft die kleinen Besorgungen, die wertvolle Arbeitszeit kosten. Kommt das regelmäßig vor, summieren sich die Personalkosten für das Unternehmen schnell.Mit NINJAS at work kommen alle benötigten Produkte direkt ins Büro – genau dann, wenn es gebraucht wird. Das Ergebnis: mehr Effizienz, höhere Produktivität und geringere Personalkosten.

Ø Dienstgeberkosten / Monat€ 4.096,42

Arbeitsstunden / Monat÷ 166,71 h

Vertretungskosten (Urlaub/Krankenstand) / Stunde+ € 5,12

Besorgungsstunden / Woche× 1,5 h

Wochen / Monat× 4,33

Monatliche Besorgungskosten€ 192,85Potenzial pro Mitarbeiter*in, die/der regelmäßig Besorgungen übernimmt.

So funktioniert's

Vom Budget bis zur Monatsrechnung – alles zentral.

Der gesamte Prozess bleibt transparent und einfach steuerbar – für einzelne Teams oder mehrere Standorte.

Dashboard

Im zentralen Dashboard sehen die zuständigen Mitarbeiter*innen auf einen Blick alle laufenden und geplanten Bestellungen sowie das aktuelle Budget aller Teams. Sie behalten den Überblick und steuern aktiv den Prozess.

Zentrale SteuerungEchtzeit-Einblicke

Produktauswahl

Die Verantwortlichen wählen aus einem vollständigen Sortiment von über 2'500 Produkten – inklusive gespeicherter Favoriten für regelmäßige Bestellungen.

ProduktvielfaltEinkaufsliste

Checkout & Zahlung

Im Rahmen des Checkouts prüfen die Mitarbeiter*innen die Bestellung final, stellen die gewünschte Lieferzeit ein und schließen sie mit der ausgewählten B2B-Zahlungsart ab. Die B2B-Zahlungsart berücksichtigt hinterlegte Einstellungen wie Budgetlimits.

BestellübersichtB2B-Zahlungsart

Abrechnung

Im Dashboard haben Sie eine transparente Übersicht zu allen Lieferungen und Kosten. Alle Bestellungen werden zentral, gemäß der Einstellungen, abgerechnet. Wird ein Budgetlimit vorzeitig erreicht, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können weitere Einstellungen treffen.

RechnungslegungBudgetkontrolle

Bestellabo für Ihre Office-Verpflegung

Die zusätzliche Abo-Funktion ermöglicht es Ihnen, Bürovorräte wie Getränke, Snacks oder frische Lebensmittel in wiederkehrenden Intervallen automatisch zu bestellen. Sie definieren einmal, welche Produkte in welchen Mengen und zu welchen Zeitpunkten geliefert werden sollen — den Rest übernehmen wir. So erfolgt die Office-Verpflegung zuverlässig und planbar, ohne jede Bestellung manuell auslösen zu müssen.

Abo erstellen

Im ersten Schritt wählen die Verantwortlichen die gewünschten Produkte aus und definieren die benötigten Mengen.

✓ Auswahl von Produkten (z. B. Obst, Snacks, Getränke)
✓ Festlegung von Mengen

Intervall festlegen

Anschließend wird festgelegt, in welchem Rhythmus die Lieferung erfolgen soll. Sie können flexible Intervalle definieren, von täglichen Lieferungen bis hin zu bestimmten Wochentagen oder individuellen Zeitplänen.

✓ Auswahl von Lieferintervallen (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich)
✓ Konkrete Liefertage auswählbar (z. B. Montag & Donnerstag)

Liefertag wählen

Für jede Abo-Bestellung lassen sich genaue Lieferzeiten und Standorte definieren. So wird sichergestellt, dass die Lieferung zielsicher und gut planbar geliefert wird.

✓ Auswahl von Lieferzeitfenstern
✓ Hinterlegung von Lieferadressen oder Standorten

Abo verwalten

Im Dashboard behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über alle aktiven Abonnements. Produkt- und Mengenanpassungen können jederzeit mit wenigen Klicks vorgenommen werden.

✓ Liste aller aktiven Abos
✓ Optionen: pausieren, anpassen, stoppen

Mehrwert für Mitarbeitende

Office-Verpflegung als echter Benefit.

Gute Verpflegung im Büro spart Mitarbeiter*innen Wege, macht den Arbeitsalltag angenehmer und kann – abhängig von der konkreten Ausgestaltung – auch steuerlich interessant sein.

Steuervorteil: Mitarbeitendenzuschuss

Mitarbeiter*innenzuschüsse für Lebensmittel gelten innerhalb der gesetzlich erlaubten Freibeträge als steuerfreier Sachbezug, wodurch sich die Lohnnebenkosten senken. Konkret sind bis zu 2 € pro Tag/Mitarbeiter*in steuerfrei. Mit unserer Lösung setzen wir diesen Steuervorteil für Ihr Unternehmen um – und schaffen einen Mehrwert für Ihre Mitarbeiter*innen.

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