Office-Verpflegung
neu gedacht

automatisiert statt improvisiert

Büroverpflegung ohne das tägliche Chaos

Getränke, frisches Obst, Kaffee oder Snacks gehören heute zur Grundausstattung moderner Arbeitsplätze. Die Organisation stellt Unternehmen jedoch oftmals vor Herausforderungen:

Budgetfrust
Unklare Budgets führen zu Mehraufwand
Beleg-Chaos
Verlorene oder verspätet eingereichte Rechnungen
Lagerkapazitäten
Zu hohe Bestellmengen beim Großhandel
Spontane Einkäufe
Komplizierte Logistik und spontane Supermarktbesuche durch Mitarbeiter*innen

Wir schaffen Abhilfe!

Mit uns wird die Office-Verpflegung zu einem planbaren Prozess, statt einer wiederkehrenden Improvisation. Wir bieten mit dem NINJAS Market eine zentrale und digitale Lösung für Lebensmittelbestellungen:

Getränke, Snacks, Obst, Milch, Kaffee — alles an einem Ort in den nötigen Mengen
Direkte Lieferung zum Wunschtermin
Wiederkehrende Bestellungen automatisierbar und jederzeit anpassbar
Eine Monatsrechnung statt vieler Einzelbelege

So funktioniert’s:

Dashboard

Zentrale Steuerung Echtzeit-Einblicke

Im zentralen Dashboard sehen die zuständigen Mitarbeiter*innen auf einen Blick alle laufenden und geplanten Bestellungen sowie das aktuelle Budget aller Teams. Sie behalten den Überblick und steuern aktiv den Prozess.

Übersicht zu allen aktiven Bestellungen und der Produktauswahl
Zuständige Personen und Budgets pro Standort einstellbar
Schnellzugriff auf häufig bestellte Produkte
Transparente Budget- und Kostenkontrolle mittels Echtzeit-Statistiken

Produktauswahl

Produktvielfalt Einkaufsliste

Die Verantwortlichen wählen aus einem vollständigen Sortiment von über 2’500 Produkten – inklusive gespeicherter Favoriten für regelmäßige Bestellungen.

Kategorien: Getränke, Snacks, Frühstück, etc.
Favoritenliste für künftige Bestellungen

Checkout & Zahlung

Bestellübersicht B2B-Zahlungsart

Im Rahmen des Checkouts prüfen die Mitarbeiter*innen die Bestellung final, stellen die gewünschte Lieferzeit ein und schließen sie mit der ausgewählten B2B-Zahlungsart ab. Die B2B-Zahlungsart berücksichtigt hinterlegte Einstellungen wie Budgetlimits.

Übersicht aller Produkte im Warenkorb
Lieferdatum- und -zeit auswählen
B2B-Zahlungsart wählen
Optional: Erweiterte Abo-Funktion (Wiederkehrende Bestellung aktivieren)

Abrechnung

Rechnungslegung Budgetkontrolle

Im Dashboard haben Sie eine transparente Übersicht zu allen Lieferungen und Kosten. Alle Bestellungen werden zentral, gemäß der Einstellungen, abgerechnet. Wird ein Budgetlimit vorzeitig erreicht, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können weitere Einstellungen treffen.

Übersicht aller Lieferungen und Kosten im Dashboard
Wahl aus verschiedenen Abrechnungsmodalitäten, z.B. Kauf auf Rechnung, SEPA Einzug oder Kreditkarte
Monatliche Rechnung
Benachrichtigung, falls Budgetlimit erreicht wird

eine Tischplatte mit verschiedenen Lebensmitteln

Bestellabo für Ihre Office-Verpflegung

Die zusätzliche Abo-Funktion ermöglicht es Ihnen, Bürovorräte wie Getränke, Snacks oder frische Lebensmittel in wiederkehrenden Intervallen automatisch zu bestellen. Sie definieren einmal, welche Produkte in welchen Mengen und zu welchen Zeitpunkten geliefert werden sollen — den Rest übernehmen wir. So erfolgt die Office-Verpflegung zuverlässig und planbar, ohne jede Bestellung manuell auslösen zu müssen.

Abo erstellen

Im ersten Schritt wählen die Verantwortlichen die gewünschten Produkte aus und definieren die benötigten Mengen.

Auswahl von Produkten (z. B. Obst, Snacks, Getränke)
Festlegung von Mengen

Intervall festlegen

Anschließend wird festgelegt, in welchem Rhythmus die Lieferung erfolgen soll. Sie können flexible Intervalle definieren, von täglichen Lieferungen bis hin zu bestimmten Wochentagen oder individuellen Zeitplänen.

Auswahl von Lieferintervallen (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich)
Konkrete Liefertage auswählbar (z. B. Montag & Donnerstag)

Liefertag wählen

Für jede Abo-Bestellung lassen sich genaue Lieferzeiten und Standorte definieren. So wird sichergestellt, dass die Lieferung zielsicher und gut planbar geliefert wird.

Auswahl von Lieferzeitfenstern
Hinterlegung von Lieferadressen oder Standorten

Abo verwalten

Im Dashboard behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über alle aktiven Abonnements. Produkt- und Mengenanpassungen können jederzeit mit wenigen Klicks vorgenommen werden.

Liste aller aktiven Abos
Optionen: pausieren, anpassen, stoppen

Steuervorteil: Mitarbeitendenzuschuss

Mitarbeiter*innenzuschüsse für Lebensmittel gelten innerhalb der gesetzlich erlaubten Freibeträge als steuerfreier Sachbezug, wodurch sich die Lohnnebenkosten senken. Konkret sind bis zu 2 Euro pro Tag/Mitarbeiter*in steuerfrei. Mit unserer Lösung setzen wir diesen Steuervorteil für Ihr Unternehmen um – und schaffen einen Mehrwert für Ihre Mitarbeiter*innen.

Die gesetzlichen Grundlagen und Details können Sie hier nachlesen.